Tietosuojaseloste: Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely

KUVAUS TYÖNHAKIJOIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

1 TAUSTAKSI

Tässä dokumentissa kuvataan, miten Oy Matkahuolto Ab (myöhemmin ”Matkahuolto”)
käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja, ja luodaan viitekehys sille, millä edellytyksillä ja missä
laajuudessa Matkahuollon henkilökunta ja kulloinkin tietojen käsittelyyn osallistuvat tahot
saavat käsitellä Matkahuollon työnhakijoiden henkilötietoja siten, että laissa asetetut
edellytykset rekisteröityjen eli työnhakijoiden henkilötietojen suojalle sekä näiden yksityisyyden suojalle täyttyvät ja ettei rekisteröidyn oikeuksia loukata.

Koska osa työnhaussa käsitellyistä henkilötiedoista on luonteeltaan arkaluonteisia tai muuten
sensitiivisiä, pyritään käsittelyssä noudattamaan mahdollisimman suurta huolellisuutta.
Käsittelyn huolellisuus ilmenee käytössä olevissa teknisissä ja organisatorisissa järjestelyissä:
Pääsy henkilötietoihin on rajattu tarveperusteisesti vain niille henkilöille, joiden on
työtehtäviensä vuoksi välttämätöntä saada pääsy käsiteltyihin tietoihin. Tietojen siirtojen
yhteydessä huolehditaan henkilötietojen käsittelyä koskevin sopimuksin riittävistä
henkilötietojen suojaamisen edellytyksistä sekä rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta.

2 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖ

Rekisterinpitäjä

Oy Matkahuolto Ab
y-tunnus: 0111393-9
Kaivokatu 10 A, PL 100, 00101 Helsinki
Puhelin: 020 710 5000

tietosuoja@matkahuolto.fi

3 LÄHTÖKOHDAT TYÖNHAKIJOIDEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYLLE

Kaikkeen työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan yleislakina soveltuvan EU:n
yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, jäljempänä ”tietosuoja-asetus”) säännöksiä. Tämän
lisäksi työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan soveltuvin lain yksityisyyden
suojasta työelämässä (759/2004) eli työelämän tietosuojalain säännöksiä.

Työelämän tietosuojalain mukaiseen tarpeellisuusvaatimukseen perustuen Matkahuolto ei voi
käsitellä muita kuin rekrytointiprosessin kannalta välittömästi tarpeellisia työnhakijan
henkilötietoja, eikä tarpeellisuusvaatimuksesta voida poiketa edes työnhakijoiden
suostumuksella. Työelämän tietosuojalaki sekä muu soveltuva lainsäädäntö asettavat
yksityiskohtaisia edellytyksiä sille mitä tietoja työnhakijoista voi käsitellä.

Henkilötietojen käsittelylle on aina oltava tietosuoja-asetukseen perustuva laillinen peruste.
Pääsiassa työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin henkilötietojen
käsittelyperusteisiin:

• Matkahuollon ja rekisteröidyn välinen sopimus tai sopimuksen tekemistä edeltävien
  toimenpiteiden toteuttaminen,

• Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti, ja

• Matkahuollon oikeutetut edut, jotka perustuvat tarpeeseen käsitellä työnhakijoiden
  henkilötietoja Matkahuollon rekrytointiprosessin toteuttamiseksi, soveltuvan
  työnhakijan valitsemiseksi Matkahuollon palvelukseen ja rekrytointiprosessiin liittyviin
  tiedusteluihin ja vaatimuksiin vastaamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn tulee perustua vähintäänkin yhteen edellä mainituista laillisista
käsittelyperusteista koko käsittelyn ajan aina tiedon keräämisestä sen poistamiseen tai
anonymisointiin asti.

4 MATKAHUOLLON KÄSITTELEMÄT TYÖNHAKIJOIDEN HENKILÖTIETOJEN RYHMÄT JA
KÄSITTELYTARKOITUKSET

Matkahuolto käsittelee seuraavia työnhakijoiden työnhaun kannalta välittömästi tarpeellisia
henkilötietoja. Nämä henkilötiedot voidaan ryhmitellä seuraavasti:

Perustiedot, kuten

• etu- ja sukunimet

• henkilötunnus

• sukupuoli

• valokuva

• kotiosoite

• sähköpostiosoite

• puhelinnumerot

Työnhakuun liittyvät perustiedot, kuten

• työhakemus ja ansioluettelo

• suosittelijoiden nimet, asema ja yhteystiedot sekä suosittelijoiden lausunnot

• työnhakuprosessiin ja haettuun työtehtävään liittyvät muut tiedot

Työhön soveltuvuuteen liittyvät tiedot, kuten

• koulutus-, kokemus- ja pätevyystiedot sekä muut osaamiseen liittyvät tiedot

• henkilö- ja soveltuvuusarviointitestien tiedot

• henkilöluottotiedot ja turvallisuusselvitysten todistukset

Lisäksi Matkahuolto voi käsitellä kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja

Yllä esitettyjen henkilötietojen lisäksi Matkahuolto käsittelee henkilötietojen erityisryhmiin
kuuluvia tietoja eli arkaluonteisia tietoja seuraavalla tavalla:

• Terveydentilaa koskevat tiedot, mutta vain tarvittaessa ja työnhakijan
  suostumuksella sikäli, kuin soveltuva lainsäädäntö sallii tällaisten tietojen käsittelyn
  sen selvittämiseksi, onko työnhakijalla terveydellisiä rajoitteita, jotka estävät haetun
  työtehtävän hoitamisen.

• Huumausainetestiä koskeva todistus tai siihen merkityt tiedot Matkahuollon
  päihdeohjelman mukaisesti ja työnhakijan suostumuksella sikäli, kuin soveltuva
  lainsäädäntö sallii tällaisten tietojen käsittelyn työnhakijan työkyvyn tai toimintakyvyn
  todentamiseksi.

Työnhakijan henkilötietojen käsittely tässä dokumentissa kuvatulla tavalla ja yllä esitettyihin
käsittelyn tarkoituksiin on osittain työnhakijan ja Matkahuollon välillä solmittavan työsopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Työnhakija ei ole velvollinen antamaan Matkahuollolle henkilötietojaan tässä dokumentissa eriteltyihin käsittelyn tarkoituksiin, mutta välttämättömien henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi estää Matkahuoltoa jatkamasta rekrytointiprosessia työnhakijan osalta.

5 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Työelämän tietosuojalain pääsäännön mukaisesti työnhakijoita koskevat tiedot kerätään
ensisijaisesti työnhakijalta itseltään, ja jos tietoja on tarpeen kerätä muista lähteistä, pyydetään tietojen keräämiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla työnhakijan suostumus.

Työnhakijan suostumuksella työnhakijan mahdollisen työsuhteen kannalta välittömästi
tarpeellisia henkilötietoja voidaan kerätä esimerkiksi henkilöarviointeja suorittavilta
palveluntuottajilta tai työnhakijan ilmoittamalta suosittelijalta. Mikäli työnhakija tulisi toimimaan tehtävissä, joissa hänellä on pääsy luottamuksellisiin tietoihin, kuten viranomaisasiakirjoihin, tai mikäli työnhakijan luottamuksellisuuden selvittämiselle on muita erityisiä perusteita, voidaan työnhakijaa koskevia luottotietolain (527/2007) 4 luvussa tarkoitettuja henkilöluottotietoja, tai turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisessa suppeassa turvallisuusselvityksessä kerättäviä rikosrekisteri- tai muita rekisteritietoja, käsitellä työnhakijan suostumuksella.

6 HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Matkahuolto voi siirtää työnhakijoiden henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä dokumentissa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Matkahuollon puolesta (eli henkilötietojen käsittelijälle), Matkahuolto on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Matkahuollon antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

• Henkilötietojen käsittelijät: Matkahuolto voi siirtää henkilötietoja henkilötietojen
  käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Matkahuolto on
  näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi
  tietojärjestelmien ja ohjelmistojen tarjoamiseen ja ylläpitämiseen sekä muiden
  tietojenkäsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen
ulkopuolelle.

Matkahuolto luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja
velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille tai Matkahuollon palveluntarjoajille.

7 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Matkahuolto tai sellainen henkilötietojen käsittelijä, jolle Matkahuolto on siirtänyt henkilötietojen käsittelytehtäviä, säilyttää työnhakijoiden henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. Kun Matkahuolto ei enää tarvitse henkilötietoja niiden tässä dokumentissa määriteltyihin käsittelyn tarkoituksiin, poistetaan tiedot Matkahuollon ja henkilötietojen käsittelijän tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.

Määrittelemme henkilötietojen säilytysajat seuraavien perusteiden mukaisesti:

• Työnhakijoiden henkilötietojen säilyttäminen on pääsääntöisesti tarpeen ainakin
  rekrytointiprosessin ajan.

• Mahdollisia rekrytointiprosessin jälkeen esitettyjä tiedusteluita ja vaatimuksia varten
  työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään yksi vuosi rekrytointipäätöksen tekemisestä.

8 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Matkahuolto varmistaa työnhakijoiden henkilötietojen tietoturvallisuuden ja niiden suojaamisen ulkoisia tietomurtoja vastaan salasanoin ja muin teknisin suojauskeinoin. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Käyttöoikeudet on rajattu niihin henkilöihin, joille pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin on rekisterin käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi tai muutoin työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

Matkahuolto säilyttää hallussaan olevat työnhakijan terveydentilaa koskevat tiedot sekä
huumausainetestiä koskevaa todistusta tai siihen merkittyjä tietoja erillään muista Matkahuollon keräämistä henkilötiedoista. Terveydentilaa koskevia tietoja käsittelevät vain ne Matkahuollon nimeämät henkilöt, jotka näiden tietojen perusteella valmistelevat tai tekevät työsuhdetta koskevia päätöksiä taikka panevat niitä toimeen. Tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista näitä tietoja sivulliselle työsuhteen aikana eikä sen päättymisen jälkeen.

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

9.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä eli työnhakijoilla on tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Matkahuolto rekisterinpitäjänä käsittelee. Tarkastusoikeuden avulla toteutetaan henkilötietojen käsittelyn avoimuutta, ja oikeutta käyttämällä työnhakija voi varmistua siitä, että rekisterissä olevat tiedot ovat oikeita ja ajantasaisia. Tarkastusoikeuden nojalla työnhakijalla on oikeus nähdä Matkahuollon hänestä käsittelemät tiedot, sekä saada niistä pyynnöstä jäljennökset.

Tietojen tarkastamista koskeva pyyntö tulee osoittaa tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.
Saatuaan tarkastusoikeutta koskevan pyynnön, Matkahuolto toimittaa tietosuoja-asetuksen 12 artiklaan perustuen työnhakijalle ilman aiheetonta viivästystä tai viimeistään kuukauden
kuluttua pyynnön vastaanottamisesta tiedot toimenpiteistä, joihin tarkastusoikeuden nojalla
tehdyn pyynnön johdosta on ryhdytty. Matkahuolto voi tarvittaessa jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Matkahuolto ilmoittaa työnhakijalle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, sekä viivästymisen syyt.

Matkahuolto toimittaa työnhakijan pyytämät tiedot kirjallisesti tai tapauksen mukaan
sähköisessä muodossa. Jos työnhakija sitä pyytää, tiedot voidaan antaa myös suullisesti
edellyttäen, että työnhakijan henkilöllisyys on vahvistettu. Jos työnhakija esittää pyynnön
sähköisesti, Matkahuolto toimittaa tiedot mahdollisuuksien mukaan sähköisesti, paitsi jos
työnhakija toisin pyytää.

9.2 Oikeus oikaista virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16 artiklaan perustuen työnhakijalla on oikeus vaatia tiedon oikaisua, jos hän on tietoja tarkastaessaan tai muutoin on havainnut niissä olevan virheitä.
Tietojen oikaisemista koskeva pyyntö tulee osoittaa tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulle
rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Saatuaan tietojen oikaisemista koskevan pyynnön,
Matkahuolto toimittaa tietosuoja-asetuksen 12 artiklaan perustuen työnhakijalle ilman
aiheetonta viivästystä tai viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta tiedot
toimenpiteistä, joihin pyynnön johdosta on ryhdytty. Matkahuolto voi tarvittaessa jatkaa
määräaikaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Matkahuolto ilmoittaa työnhakijalle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden
kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, sekä viivästymisen syyt.

Jos Matkahuolto ei perustellusta syystä voi toteuttaa työnhakijan pyyntöä, Matkahuolto toimittaa työnhakijalle kirjallisesti perustelun siitä, miksi tämän pyyntöä ei voida toteuttaa. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön yhteydessä työnhakijan on hyvä huomioida, että kaikkia tietoja ei voida jälkikäteen tiedon oikaisuasiana muuttaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi työnhakijasta annettujen lausuntojen ja päätösten sisältö. Monesti kuitenkin esimerkiksi päätöksistä voi valittaa päätöksissä olevan ohjeen mukaisesti tai oikeusteitse. Niin ikään lääketieteellistä arviota koskevat tiedot, kuten huumausainetestiä koskeva todistus, jotka Matkahuolto on soveltuvan lainsäädännön rajoittamalla tavalla saanut tietoonsa, eivät ole
tietosuojalainsäädännön mukaisesti siten virheellisiä, että niitä voitaisi oikaisuasiana muuttaa. Näissä tilanteissa voidaan tehdä potilaslaissa tarkoitettu muistutus asianomaisen
terveydenhuoltoyksikön johtavalle lääkärille tai vastaavalle. Mahdollista on myös saattaa asia
terveydenhuollon ammattihenkilöstöä valvovien viranomaisten terveydenhuollon
oikeusturvakeskuksen tai asianomaisen lääninhallituksen käsittelyyn.

9.3 Oikeus saada tietonsa poistetuksi

Tietosuoja-asetuksen 17 artiklaan perustuen työnhakijalla on oikeus koska tahansa vaatia
Matkahuoltoa poistamaan Matkahuollon käsittelemät henkilötiedot, ja Matkahuollolla on
velvollisuus poistaa nämä tiedot, mikäli niiden käsittelylle ei enää ole laillista perustetta. Tietojen poistamista koskevaa työnhakijoiden oikeutta ei sovelleta sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen
laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietojen poistamista koskeva pyyntö tulee osoittaa tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulle
rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Saatuaan tietojen poistamista koskevan pyynnön,
Matkahuolto toimittaa tietosuoja-asetuksen 12 artiklaan perustuen työnhakijalle ilman
aiheetonta viivästystä tai viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta tiedot
toimenpiteistä, joihin pyynnön johdosta on ryhdytty. Matkahuolto voi tarvittaessa jatkaa
määräaikaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja
määrä. Matkahuolto ilmoittaa työnhakijalle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta yhden
kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, sekä viivästymisen syyt.

Jos Matkahuolto ei perustellusta syystä voi toteuttaa työnhakijan pyyntöä, Matkahuolto toimittaa työnhakijalle kirjallisesti perustelun siitä, miksi tämän pyyntöä ei voida toteuttaa.

9.4 Muut rekisteröidyn oikeudet

Työnhakijalla voi olla tietyissä, tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa määritellyissä lakisääteisissä
tapauksissa olla oikeus vaatia Matkahuoltoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
Työnhakijalla voi tietosuoja-asetuksen 20 artiklaan perustuvien lakisääteisten edellytysten
vallitessa olla oikeus saada Matkahuollolta Matkahuollon hänestä käsittelemät tiedot yleisesti
käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle Matkahuollon estämättä.

Työnhakijalla voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä,
milloin henkilötietojen käsittely perustuu Matkahuollon tai kolmannen oikeutettuun etuun, ja
Matkahuollolla on velvollisuus noudattaa työnhakijan vaatimusta, ellei käsillä ole voi
huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää työnhakijan edut, oikeudet ja
vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai
puolustamiseksi.

Tapauksissa, joissa työnhakijan henkilötietojen käsittely perustuu työnhakijan antamaan
suostumukseen, työnhakijalla on milloin tahansa oikeus peruuttaa hänen antamansa
suostumus.

Käyttääkseen yllä esitettyjä oikeuksiaan työnhakijan on otettava yhteyttä tämän dokumentin
kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.

Lisäksi työnhakijalla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Matkahuollon
henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään Suomessa tietosuojavaltuutetulle
tietosuojavaltuutetun ohjeistuksen mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivuille pääset
täältä.