Tietosuojaseloste: Matkapalvelut
Seloste päivitetty 13.6.2023
Oy Matkahuolto Ab
Y-tunnus 0111393-9
(Myöhemmin "Matkahuolto" tai "me")
Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Matkahuolto käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja, joita Matkahuolto kerää tuottamiensa matkapalveluiden sekä niihin liittyvän asiakaspalvelun ja viestinnän toteuttamiseksi. Matkahuolto tarjoaa asiakkaille fyysisten ja digitaalisten myyntikanaviensa kautta erilaisia lipputuotteita ja niihin liittyviä palveluita.
Matkahuolto toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita asiakkaamme, kuten sinä, annat meille, jotta voi ostaa ja käyttää tarjoamiamme lippuja ja niihin liittyviä palveluja. Rekisterinpitäjänä Matkahuolto on vastuussa kaikista näistä Matkahuollolle antamistasi henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa on kyse luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on Matkahuollolle ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi Matkahuolto kerää henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsee niitä tarjotakseen sinulle ensiluokkaisia palveluita.
Henkilötietojesi käsittelyn tavat ja tarkoitukset on selostettu tarkemmin tässä tietosuojaselosteessa. Kun käsittelemme henkilötietojasi alla kuvattuihin tarkoituksiin, olet selosteessa tarkoitettu rekisteröity ja sinulla on esimerkiksi kohdan 9 mukaiset oikeudet.
Jos haluat lisätietoja siitä, miten henkilötietojasi käsitellään lähettäessäsi tai vastaanottaessasi Matkahuollon tai sen puolesta toimivien tahojen kuljettamia paketteja tai viranomaisasiakirjoja, tutustu Matkahuollon pakettipalveluita koskevaan tietosuojaselosteeseen.
Jos haluat lisätietoja siitä, miten henkilötietoja käsitellään Matkahuollon tai puolestamme toimivien liikennöitsijöiden ja asiamiesten tarjotessa linja-autoasemilla avustuspalveluita liikuntarajoitteisille ja vammaisille henkilöille EU-asetuksen (EU) N:o 181/2011 mukaisesti, tutustu Matkahuollon avustuspalveluita koskevaan tietosuojaselosteeseen.
Osassa Matkahuollon toimipaikoista on käytössä tallentava kameravalvonta, ja asiakkaiden tietoja tallentuu myös kameravalvontatallenteille. Lisätietoja kameravalvonnan avulla kerättyjen henkilötietojen käsittelystä löydät Matkahuollon kameravalvontaa koskevasta tietosuojaselosteesta.
Tässä selosteessa kuvattu koskee ainoastaan Matkahuollon taikka sen puolesta toimivien tahojen tietojen käsittelyn tapoja. Huomioithan, että Matkahuollon sähköiset palvelut voivat sisältää linkkejä kolmansien osapuolten sivustoihin tai yhteisöpalveluihin, mutta Matkahuolto ei voi kontrolloida tällaisten kolmansien osapuolten toimia, eikä Matkahuolto vastaa näiden kolmansien tarjoamien palveluiden yksityisyydensuojakäytännöistä tai näiden palveluiden sisällöistä. Näin ollen on suositeltavaa, että tutustut näiden kolmansien osapuolten palveluiden yksityisyydensuojaa ja tietosuojaa koskeviin ehtoihin.
1. Yhteystiedot henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa
Oy Matkahuolto Ab
Asiakaspalvelukeskus
PL 100
00101 Helsinki
tietosuoja@matkahuolto.fi
2. Mitä tietoja käsittelemme
Lippujen ja matkustusoikeuksien ostaneista sekä kutsukyydin tilanneista asiakkaista kerätään henkilötietoja, joiden käsittely on välttämätöntä, jotta Matkahuolto voi tarjota palveluita rekisteröidyille ja kehittää palveluitaan.
Matkahuolto käsittelee matkapalveluiden tarjoamisen yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
Rekisteröidyn yksilöinti- ja yhteystiedot: koko nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite ja muut osoitetiedot.
Mahdollisen sähköisen tilin edellyttämät rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana tai muu yksilöivä tunnus;
Demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli, arvo tai ammatti, äidinkieli;
Asiakassuhdetta koskevat tiedot, kuten yhteydenottosi Matkahuollon asiakaspalveluun, mukaan lukien nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut ja antamasi asiakaspalautteet;
Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot;
Lipun perustiedot: matkakortin tai tunnisteen numero. Matkakortin numero tallennetaan myös rekisteröidyn matkakortille.
Muut lippua koskevat tiedot: maksu- ja laskutustiedot, lipun oston päivämäärä sekä toimipaikka, missä osto on tehty, lipputuote, matkustusoikeuden voimassaoloaika ja tiedot hyvityksistä.
Tiedot lipun käytöstä: matkakortin tai mobiilitunnisteen käytön (lukemisen) päivämäärä ja kellonaika, liikenneväline, jossa lippua on käytetty, rahastuslaitteen tunnistenumero, tieto liikennöitsijästä ja vuorosta, tieto kyytiinnousupysäkistä tai -paikasta.
Muut rekisteröidyltä saadut tiedot, kuten reklamaatiot, viestintä ja vastaukset Matkahuollon kyselyihin ja tutkimuksiin.
Matkahuolto käsittelee myös rekisteröidyistä kerättyjen henkilötietojen muutostietoja ja annettuja lisätietoja.
Käyttäessäsi Matkahuollon sähköisiä palveluita, käytöstäsi voidaan kerätä palveluiden käyttöön liittyviä metatietoja, kuten tieto siitä, miltä sivulta olet siirtynyt palveluun, vierailun aika, siirretyn datan määrä, verkkoselaimen tyyppi, IP-osoite, käyttöjärjestelmä ja käyttöliittymä, sekä selainohjelman versio ja kieli. Mikäli vierailet sähköisissä palveluissa rekisteröitymättä tai kirjautumatta, Matkahuolto käsittelee ainoastaan näitä edellä mainittuja metatietoja. Näiden metatietojen avulla yksittäinen käyttäjä ei ole yksilöitävissä, ellet rekisteröidy tai kirjaudu palveluun. Näitä tietoja kerätään evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Lisätietoja Matkahuollon evästekäytännöistä löydät evästeitä koskevasta selosteesta.
Lisäksi toisen asteen koulumatkatukikortin, kunnan tai kaupungin subventoiman henkilökohtaisen matkakortin sekä työsuhdelipputuotteiden käyttäjistä kerätään näiden tuotteiden tarjoamiseksi tarpeellisia muita henkilötietoja, joita on kuvattu tarkemmin seuraavissa alakohdissa.
a. Toisen asteen koulumatkatukilippu
Toisen asteen koulumatkatukilipulla tarkoitetaan Matkahuollon tarjoamaa, Kelan tukemaa lipputuotetta, joka myönnetään niille toisen asteen opiskelijoille, joiden opiskelu täyttää Koulumatkatukilaissa (48/1997) asetetut vaatimukset.
Matkahuolto käsittelee toisen asteen koulumatkatuettujen lippujen ostajista seuraavia henkilötietoja:
Nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite (Reitit & Liput -sovelluksessa kerättävät tiedot).
Rekisteröidyn tarkemmat yksilöintitiedot: henkilötunnus.
Koulumatkatuetun lipun osto-oikeuden olemassaoloa koskevat tiedot.
Muut lippua koskevat tiedot kuten lipputuote, lipun voimassaoloaika, lipun ostotiedot.
Tiedot kerätään, jotta asiakas voidaan tunnistaa yksilöidysti, ja jotta oikeus koulumatkatuettuun lippuun voidaan tarkistaa lipun oston yhteydessä.
b. Kunnan tai kaupungin subventoimat henkilökohtaiset liput
Kunnan tai kaupungin subventoimilla henkilökohtaisilla lipuilla tarkoitetaan mobiilisovellukseen tai henkilökohtaiselle matkakortille ladattuja lippuja, peruskoululaisten lippuja sekä palvelusetelituotteita. Näiden lippujen myöntäminen perustuu rekisteröidyn asuinpaikkaan tietyn kunnan tai kaupungin alueella taikka tietyllä alueella sijaitsevan kunnan tai kaupungin alueella. Peruskoululaisten lippujen myöntämisen edellytyksenä on lisäksi henkilön status (peruskoululainen).
Matkahuolto käsittelee kunnan tai kaupungin subventoimien henkilökohtaisten lippujen haltijoista seuraavia henkilötietoja:
Nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite (Reitit & Liput -sovelluksessa kerättävät tiedot).
Peruskoululaisten osalta käsitellään myös syntymäkuukautta ja -vuotta.
Muut lippua koskevat tiedot, kuten lipputuote, lipun voimassaoloaika, lipun ostotiedot.
Tiedot kerätään, jotta asiakas voidaan tunnistaa ja oikeus subventoidun lipun käyttämiseen varmistaa.
c. Työsuhdelipputuotteet
Työsuhdelipulla tarkoitetaan yrityksen työntekijöilleen tarjoamaa tuettua lippua (kausi- tai sarjalippu), jonka myöntäminen perustuu rekisteröidyn työsuhteeseen ko. yrityksessä.
Matkahuolto käsittelee työsuhdelipputuotteiden haltijoista seuraavia henkilötietoja:
Nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite (Reitit & Liput –sovelluksessa kerättävät tiedot).
Rekisteröidyn tarkemmat yksilöintitiedot: henkilötunnus.
Tieto työsuhde-etuuteen oikeutetun henkilön työpaikasta.
Muut lippua koskevat tiedot, kuten lipputuote, lipun voimassaoloaika, lipun ostotiedot.
Tiedot kerätään, jotta asiakas voidaan tunnistaa ja oikeus subventoidun lipun käyttämiseen varmistaa.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja lailliset perusteet
Matkahuolto käsittelee matkapalveluiden asiakkaiden henkilötietoja
palvelujen ja tuotteiden tarjoamisen ja matkustusta koskevien palveluiden toteuttamiseksi ja kehittämiseksi, kuten matkustusoikeuden todentamiseksi, kadonneen matkakortin sulkemiseen ja jäljellä olevan matkustusoikeuden siirtoon uuteen matkakorttiin, löytyneen matkakortin omistajan tunnistamiseen, käyttötapahtumien varmistamiseen ja virhetilanteiden selvittämiseen, sekä
asiakassuhteen hallinnointiin, hoitamiseen, analysointiin ja kehittämiseen, esimerkiksi asiakaspalvelun tarjoamiseksi ja asiakasviestinnän, kuten tiedotteiden ja uutisviestien lähettämiseksi.
Tämän lisäksi Matkahuolto voi käsitellä henkilötietoja asiakaskyselyjen, esimerkiksi asiakastyytyväisyyskyselyjen toteuttamiseen sekä suoramarkkinointitarkoituksiin lainsäädännön sallimissa rajoissa ja tämän tietosuojaselosteen kohdan 4 mukaisesti.
Rekisteröidyn yksilöintitietojen käsittely on tarpeellista henkilökohtaisen lipun osto-oikeuden, käyttötapahtumien sekä rekisteröidyn henkilökohtaisen asioinnin oikeellisuuden varmistamiseksi. Tarpeelliset yksilöintitiedot riippuvat lipputuotteesta.
Yksilöintitietojen ja henkilötunnuksen käyttötarkoitukset ovat seuraavat:
lipun osto-oikeuden varmistaminen
kadonneen kortin sulkeminen ja jäljellä olevan matkustusoikeuden siirto uuteen korttiin
löytyneen kortin omistajan tunnistaminen
käyttötapahtumien varmistaminen
virhetilanteiden selvittäminen
Kertalippujen osalta rekisteröidyn yksilöintitietojen käsittely on tarpeellista matkustusoikeuden toteamiseksi ja kuitin toimittamiseksi sähköpostilla.
Henkilötietojen lainmukainen käsittelyperuste on joko Matkahuollon ja rekisteröidyn välisen sopimuksen noudattaminen, asiakassuhteen perusteella Matkahuollolle syntynyt oikeutettu etu, taikka rekisteröidyn Matkahuollolle antama suostumus. Jotta Matkahuolto voi panna täytäntöön sopimuksen, jonka on kanssasi solminut, on henkilötietojen käsitteleminen tarpeen esimerkiksi matkustusoikeuden varmistamiseksi, tai että Matkahuolto voi laskuttaa subventoijaa, kun haluat ostaa tuettuja lippuja. Matkahuollon oikeutettuun etuun perustuvasta käsittelystä on kyse esimerkiksi silloin, kun Matkahuolto käsittelee tietojasi esimerkiksi hallinnollisten syiden vuoksi sekä estääkseen ja selvittääkseen väärinkäytöksiä, kehittääkseen palveluitaan ja kohdistaessaan suoramarkkinointia. Suostumukseen perustuvan käsittelyn tarkoitus kerrotaan aina selkeästi suostumusta kysyttäessä.
Rekisteröidyn velvollisuus antaa henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla on osittain lakisääteinen velvoite ja osittain rekisteröidyn ja Matkahuollon välisen sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Rekisteröity on esimerkiksi koulumatkatukilain (48/1997) 12.1 §:n nojalla velvollinen ilmoittamaan henkilötunnuksensa matkalipun myyjälle ostaessaan matkalipun, joka oikeuttaa koulumatkatukeen. Mikäli rekisteröity kieltäytyy antamasta Matkahuollolle henkilötietojaan tässä tietosuojaselosteessa esitetyllä tavalla, Matkahuolto ei voi todentaa rekisteröidyn osto-oikeutta, eikä siten luovuttaa rekisteröidylle matkakorttia. Lisäksi Matkahuolto on kirjanpitolain (1336/1997) nojalla velvoitettu säilyttämään tositteita, jotka voivat sisältää henkilötietoja.
Rekisteröityessäsi sähköisten palveluidemme käyttäjäksi, olet velvollinen antamaan meille tiettyjä henkilötietoja tässä tietosuojaselosteessa eriteltyihin käsittelyn tarkoituksiin lukuun ottamatta joitakin tapauksia, joissa tietojen toimittaminen ei ole välttämätöntä ja joiden osalta tällöin toisin ilmoitetaan (esimerkiksi kiinnostuksen kohteiden ilmoittaminen). Henkilötietojen toimittamatta jättäminen voi estää meitä hoitamasta sopimusvelvoitteitamme, mikä voi johtaa siihen, ettet esimerkiksi voi luoda asiakastiliä sähköisiin palveluihimme tai ettemme voi tarjota sinulle tässä selosteessa mainittuja palveluita.
Miten asiakkaiden henkilötietoja yhdistetään
Matkahuolto yhdistää eri palveluiden käytön yhteydessä kerättyjä henkilötietoja voidakseen tuottaa sinulle käytettävyydeltään parempia palveluita. Eri palveluiden käytön yhteydessä kerättyjä tietojasi yhdistellään kuitenkin vain siinä tapauksessa, että olet rekisteröitynyt sähköisten palveluiden käyttäjäksi ja käytät eri palveluita, kuten ostat matkalippuja tai muuten asioit Matkahuollon kanssa sähköisen asiakastilisi kautta, jolloin tietojesi yhdistäminen perustuu suostumukseesi.
Mikäli et ole ottanut käyttöön Matkahuollon sähköisiä palveluita tai et käytä palveluita sähköisen asiakastilisi kautta, Matkahuolto ei yhdistä eri palveluiden käytön yhteydessä kerättyjä henkilötietoja, ja silloin tietojasi käsitellään ainoastaan yksittäisten palveluiden tai muissa Matkahuollon tietosuojaselosteissa esitetyn mukaisesti.
4. Sähköinen suoramarkkinointi
Matkahuolto ei käytä henkilötietojasi sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksiin ilman ennalta antamaasi suostumusta. Mikäli olet antanut suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi ja kieltää Matkahuoltoa käyttämästä henkilötietoja sähköiseen suoramarkkinointiin. Voit kieltää henkilötietojesi käytön sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksiin olemalla yhteydessä Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukseen.
Matkahuollon ei tarvitse pyytää suostumustasi sähköiseen suoramarkkinointiin, jos tiedot on saatu aiemman asiakkuuden perusteella ja aikaisemman ostotapahtuman yhteydessä. Aiemman asiakkuuden tai aiemman ostotapahtuman perusteella saatuja tietoja käytetään ainoastaan samaan tuoteryhmään kuuluvien tuotteiden tai palveluiden suoramarkkinoinnissa ja vain Matkahuollon suorittamaan suoramarkkinointiin. Myös tällaisessa tilanteessa sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää Matkahuoltoa käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Matkahuolto kerää tietoja rekisteröidyltä itseltään lippuja myytäessä ja luovutettaessa sekä muulloin, kun rekisteröity asioi Matkahuollon kanssa joko Matkahuollon fyysisten tai digitaalisten kanavien kautta.
Matkahuolto kerää tietoja sinulta myös osallistuessasi markkinointikampanjoihin tai asiakaspalautekyselyihin.
Lipun käyttöä koskevia tietoja kerätään käytön mukaan. Matkahuolto kerää teknisen yhteyden välityksellä lippujen käyttöä koskevia tietoja niiltä liikennöitsijöiltä, joiden liikennevälineissä rekisteröity matkustaa Matkahuollosta ostetuilla lipuilla.
Kertalippuun tai kutsukyytitilaukseen liittyviä tietoja Matkahuolto kerää rekisteröidyltä itseltään.
Koulumatkatuetun lipun osto-oikeus saadaan Kelalta vahvan tunnistautumisen avulla.
Peruskoululaisten lipun osalta koululaisen tiedot saadaan oppilaitokselta.
Työsuhdelippuun oikeutetun henkilön työnantaja ilmoittaa kelpoisuuteen liittyvän tiedon Matkahuollolle.
6. Henkilötietojen siirrot
Matkahuolto siirtää tarpeen mukaan rekisteröityjen henkilötietoja seuraaville vastaanottajille ja vastaanottajaryhmille:
Digitaalisissa myyntikanavissamme käytämme kolmansia osapuolia maksupalveluntarjoajina. Matkahuollon siirtämien henkilötietojen (nimi, sähköpostiosoite) lisäksi maksupalveluntarjoajat voivat pyytää lisätietoja valitusta maksutavasta riippuen. Nämä lisätiedot eivät jää Matkahuollon käsiteltäväksi tai säilytettäväksi, vaan niiden käsittelystä vastaa maksupalveluntarjoaja oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.
Liikennöitsijät: Matkahuolto siirtää henkilötietoja rajoitetusti liikennöitsijöille matkapalvelun toteuttamista varten. Liikennöitsijän lukulaite mahdollistaa seuraavien tietojen lukemisen kausi- sarja- tai arvolipulta: Matkakortin tai mobiilitunnisteen numero, lipputuote sekä matkustusoikeuden voimassaoloaika. Kertalipuista liikennöitsijälle välitetään matkustajan lippua ostaessaan ilmoittama nimi tai omavalintainen tunniste. Kutsukyytitilauksista liikennöitsijälle välitetään matkustajan nimi ja puhelinnumero.
Tietojärjestelmätoimittajat ja muut palveluntarjoajat: Matkahuolto siirtää henkilötietoja tietojärjestelmätoimittajilleen ja muille palveluntarjoajilleen sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Matkahuolto on näille osoittanut, kuten tietojärjestelmien ylläpitotehtävät tai muut tietojenkäsittelytehtävät.
Lisäksi Matkahuolto siirtää tarjoamiensa tuettujen henkilökohtaisten lippujen haltijoiden henkilötietoja alla tarkemmin yksilöidyille vastaanottajille. Luovutusten tarkoituksena on tuetun lipun laskuttaminen sekä Matkahuollon laskutusperusteen ja laskutuksen asianmukaisuuden todentaminen.
Toisen asteen koulumatkatuettu lippu: Matkahuolto luovuttaa tietoja tarpeen mukaan Kelalle, joka myöntää koulumatkatuen ja tilittää sen kuukausittain Matkahuollolle. Tietojen luovutuksesta on säädetty lukiokoulutuksen ja ammatillisen koulutuksen opiskelijoiden koulumatkatuesta annetun asetuksen (425/2004) 1 §:ssä.
Kunnan tai kaupungin subventoimat henkilökohtaiset liput: Matkahuolto luovuttaa tietoja tarpeen mukaan kunnalle tai kaupungille, joka myöntää matkustustuen ja joka tilittää sen kuukausittain Matkahuollolle tai joka maksaa matkustuksen.
Työsuhdelipputuotteet: Matkahuolto luovuttaa työnantajille tiedot työntekijän ostamista lipuista, joita työnantaja on tukenut.
Siirtäessään henkilötietoja Matkahuolto on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistanut, että sen puolesta toimiva henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain Matkahuollon antamien kirjallisten ohjeiden mukaisesti käsittelijän tehtävien hoitamiseksi ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä selosteessa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.
Tietoja säilytetään ensisijaisesti Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueella tai Euroopan talousalueella, mutta EU- tai ETA-alueen ulkopuolisilla henkilötietojen käsittelijöillä voi olla pääsy henkilötietoihin tarjotessaan palveluitaan Matkahuollolle. Niissä tapauksissa, joissa tällaista tietojen luovuttamista tapahtuu, Matkahuollon on varmistettava, että Euroopan komissio on tehnyt päätöksen henkilötietojen suojan riittävästä tasosta kohdemaassa, käytettävä Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita vastaavia järjestelyjä ja noudatettava muita asianmukaisia suojatoimenpiteitä henkilötietojen luovuttamiseen tai siirtoon EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tarkemmat tiedot sovellettavista suojatoimenpiteistä on saatavilla pyynnöstä Matkahuollolta.
Edellä mainitun lisäksi Matkahuolto luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille alla esitetyissä tapauksissa:
Matkahuolto voi luovuttaa asiakkaan tietoja kolmansille osapuolille, mikäli olet antanut tähän suostumuksesi.
Matkahuolto voi luovuttaa henkilötietojasi toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten tai soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla, kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.
Mikäli Matkahuolto myy, ostaa, fuusioi tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa, Matkahuolto tai sen puolesta toimiva taho voi luovuttaa henkilötietojasi ostajille ja näiden neuvonantajille.
Matkahuollon jälleenmyydessä HSL:n mobiililippuja, välitetään ostoon liittyviä henkilötietoja HSL:lle. HSL vastaa luovutetun tiedon käsittelystä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Matkahuollon jälleenmyydessä Waltin mobiililippuja, välitetään ostoon liittyviä henkilötietoja Waltille. Waltti vastaa luovutetun tiedon käsittelystä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Matkahuollon jälleenmyydessä Onnibus.comin mobiililippuja, välitetään ostoon liittyviä henkilötietoja Onnibus.comille. Onnibus.com vastaa luovutetun tiedon käsittelystä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
Matkahuollon jälleenmyydessä VR:n mobiililippuja, välitetään ostoon liittyviä henkilötietoja VR:lle. VR vastaa luovutetun tiedon käsittelystä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.
7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään Matkahuollon toimipisteissä lukituissa tiloissa.
Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään tietokannassa, jonne pääsy on myönnetty sellaisille erikseen nimetyille rekisterinpitäjän tai tämän puolesta toimivan tahon henkilöstön jäsenille, joiden on tehtäviensä perusteella välttämätöntä saada pääsy tietoihin ja jotka ovat saaneet riittävän koulutuksen ja joita sitoo lakisääteinen tai sopimukseen perustuva salassapitovelvoite.
Konekielinen palvelu sijaitsee suojatussa, lukitussa konesalissa, jonne pääsy on rajoitettu tekniseen henkilöstöön ja sallittu ainoastaan kulkuluvilla. Palvelimet on suojattu käyttäen teknisiä menetelmiä.
Kaikki selaimen ja palvelinympäristön välinen tietoliikenne on salattu.
Palvelinten ja sovellusten käyttöoikeuksia on rajattu rooliperusteisella käyttövaltuushallinnalla.
8. Henkilötietojen säilytysaika ja poisto
Tietojen säilytysaika riippuu tiedosta ja sen käyttötarkoituksesta. Matkahuolto tai sellainen henkilötietojen käsittelijä, jotka suorittavat Matkahuollon puolesta matkapalveluiden yhteydessä toteutettavia henkilötietojen käsittelytehtäviä, säilyttää rekisteröityjen henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vain niin kauan, kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.
Matkahuolto määrittelee henkilötietojen säilytysajat seuraavien perusteiden mukaisesti:
Henkilötietojasi säilytetään aktiivisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Asiakassuhteen aktiivisuus määritellään Matkahuollon sähköisissä palveluissa asiointisi tai sinun ja Matkahuollon välisen yhteydenpidon perusteella.
Suoramarkkinointisuostumustasi koskeva tieto poistetaan, jos peruutat markkinointisuostumuksesi tai vastustat henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Tietosi poistetaan, mikäli olet pyytänyt tietojesi poistoa, eikä Matkahuollolla ole muuta perustetta henkilötietojesi käsittelylle.
Joidenkin Matkahuollon palveluiden viestinnällisiin osioihin, kuten antamiisi julkisiin palautteisiin, jää näkyviin nimimerkkisi ja siihen liittyvä tuottamasi sisältö myös asiakassuhteesi päättymisen jälkeen.
Matkahuolto on velvoitettu säilyttämään osto-, toimitus- ja maksutietoihin sisältyviä henkilötietojasi noudattaakseen kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
Joissakin tapauksissa henkilötietojen säilyttämisen aikaan vaikuttavat myös subventoijan kanssa laaditussa sopimuksessa sovitut ehdot, tai Matkahuoltoa velvoittava lainsäädäntö. Esimerkiksi kirjanpitoaineistoon sisältyviä tietoja Matkahuolto on velvoitettu säilyttämään kirjanpitolainsäädännössä edellytetyn ajan (jopa 10 vuotta).
Kertalippujen osalta rekisteröidyn mahdollinen nimitieto säilytetään järjestelmässä ja järjestelmään tallennetuissa kuiteissa kirjanpitolain määrittelemän ajan, ja rekisteröidyn sähköpostiosoite säilytetään järjestelmässä aina edellisen päättyneen tilikauden osalta.
Kun Matkahuolto ei enää tarvitse henkilötietoja niiden käsittelyn tarkoituksiin, tiedot poistetaan Matkahuollon ja henkilötietojen käsittelijöiden tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti.
9. Rekisteröidyn oikeudet
EU:n tietosuoja-asetus takaa rekisteröidylle useita oikeuksia, joita käyttämällä rekisteröity voi itse useissa tilanteissa määrätä henkilötietojensa käsittelystä. Voit käyttää seuraavia oikeuksiasi suhteessa Matkahuoltoon niiltä osin, kuin Matkahuolto toimii rekisterinpitäjänä sinua koskeville henkilötiedoille.
Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada Matkahuollolta vahvistus siitä, käsitteleekö Matkahuolto häntä koskevia tietoja, sekä oikeus tarkastaa Matkahuollon hänestä käsittelemät tiedot. Matkahuolto voi pyytää rekisteröityä täsmentämään tarkastusoikeutta koskevaa pyyntöään mm. tietojen toimittamista koskevien yksityiskohtien osalta.
Oikeus oikaista tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus oikaista Matkahuollon hänestä käsittelemät, virheelliset tiedot, tai täydentää Matkahuollon hänestä käsittelemiä puutteellisia tietoja. Tietojen oikaisua koskevan pyynnön yhteydessä rekisteröidyn tulee huomioida, että kaikkia tietoja ei voida jälkikäteen tiedon oikaisuasiana muuttaa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi rekisteröidyn etuuksista annettujen päätösten sisältö. Tällaisia päätöksiä koskee omat valitusmenettelynsä kussakin päätöksessä annettujen tietojen mukaisesti.
Oikeus tulla unohdetuksi: Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole enää laillista perustetta, tai henkilötietojen säilyttämiseen liittyvä, Matkahuoltoa velvoittava lainsäännös tai sopimusvelvoite on päättynyt, rekisteröidyllä on oikeus vaatia Matkahuoltoa poistamaan häntä koskevat henkilötiedot, ja Matkahuollolla on velvollisuus poistaa tällaiset tiedot.
Käsittelyn rajoittaminen: Rekisteröidyllä voi tietyissä lakisääteisissä tapauksissa olla oikeus vaatia Matkahuoltoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.
Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä voi lakisääteisten edellytysten vallitessa olla oikeus saada Matkahuollolta Matkahuollon hänestä käsittelemät tiedot yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle Matkahuollon estämättä.
Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä: Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustusoikeus soveltuu ennen kaikkea, tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely perustuu Matkahuollon oikeutettuun etuun, ja Matkahuollolla on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei käsillä ole huomattavan tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Suoramarkkinointi ja oikeus kieltää henkilötietojen käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin: Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojensa käsittely suoramarkkinointitarkoituksiin.
Jos rekisteröity on antanut Matkahuollolle suostumuksensa sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen, voi rekisteröity perua suostumuksensa koska tahansa.
Jos olet rekisteröitynyt Matkahuollon sähköisten palveluiden käyttäjäksi, voit tarkastaa ja oikaista tietojasi Matkahuollon tarjoamissa sähköisissä palveluissa. Jos et ole rekisteröitynyt sähköisten palveluiden käyttäjäksi, tai mikäli et halua käyttää sähköisiä palveluita tietojesi tarkastamiseen tai oikaisemiseen, voit tarkastaa ja oikaista tietojasi ottamalla yhteyttä tämän tietosuojaselosteen kohdassa 1 mainittuun Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukseen. Tietojen poistamista tai siirtämistä taikka suoramarkkinoinnin kieltämistä koskevat pyynnöt tulee aina esittää Matkahuollon Asiakaspalvelukeskukselle.
Matkahuolto ryhtyy toimenpiteisiin rekisteröidyn pyynnön perusteella viivyttelemättä, ja toimittaa rekisteröidylle tiedot oikeuksien käyttöä koskevista toimenpiteistä pääsääntöisesti kuukauden kuluessa rekisteröidyn pyynnön vastaanottamisesta.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Matkahuollon henkilötietojen käsittelystä. Valitus tehdään toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut
10. Lopuksi
Matkahuolto pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Matkahuolto ilmoittaa henkilötietojen käsittelyssä mahdollisesti tapahtuvista muutoksista asiaankuuluvasti.
Matkahuolto ei ole kaikissa tapauksissa velvollinen ilmoittamaan muutoksista erikseen, kuten milloin tietojen toimittaminen osoittautuu mahdottomaksi tai vaatisi kohtuutonta vaivaa (esimerkiksi milloin rekisteröidystä ei ole ajantasaisia yhteystietoja), joten rekisteröityjä kehotetaan ajoittain tarkastamaan tämä seloste mahdollisten muutosten varalta.