Matkahuollon ilmoituskanava ja ilmoittamisohjeet
HALUAMME TOIMIA OIKEIN
Meitä koskevan lainsäädännön ja eettisten liiketapaperiaatteidemme mukaisen toiminnan varmistamiseksi tarjoamme kaikkien käyttöön ilmoituskanavan väärinkäytöksistä ilmoittamista varten. Se on tarkoitettu yhtiöön tai sen toimintaan liittyviin olennaisien väärinkäytöksien ilmoittamiseen, jotka saattaisivat johtaa hallinnollisiin seurauksiin (kuten seuraamusmaksu) tai rikosoikeudelliseen vastuuseen yhtiölle taikka väärinkäytöksen tehneelle henkilölle. Meille on ensiarvoisen tärkeää, että saamme mahdollisuuden puuttua epäkohtiin ja kehittää toimintaamme.
On tärkeää, että jokainen ilmoittaa epäilemästään mahdollisesta väärinkäytöksestä, joka ei kuulu Matkahuollon eettisten liiketapaperiaatteiden mukaiseen toimintaan. Näin saamme mahdollisuuden korjata puutteet toiminnassamme. Sinulla ei tarvitse olla todisteita epäilystesi tueksi, mutta ilmoitukset pitää tehdä rehellisesti ja hyvässä uskossa siihen, että ilmoitettu asia pitää paikkansa. Ilmoituksen tekijälle ei aiheudu tällaisista ilmoituksista mitään negatiivisia seurauksia.
Rohkaisemme ilmoittamaan havaitsemistasi epäkohdista omalla nimelläsi ilmoituskanavassa. Voit kuitenkin halutessasi kertoa huolestasi myös nimettömänä. Syrjintää, häirintää, kiusaamista ja tasa-arvoa koskevien asioiden selvittäminen edellyttää käytännössä poikkeuksetta kuitenkin tarkempaa keskustelua ilmoituksen kohteena olevasta asiasta tai sen tutkimisesta. Tämän vuoksi näissä asioissa kaikki ilmoitukset tulee lähtökohtaisesti tehdä ilmoittajan omalla nimellä.
Ilmoituskanavaa hoitaa ulkopuolinen kumppani, WhistleB, Whistleblowing Centre, nimettömyyden varmistamiseksi. Ilmoitusmenettely on salattu ja suojattu salasanalla. Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti Matkahuollon vakioidun käsittelymenettelyn mukaisesti.
Huomioithan, että tavanomaista asiakaspalautetta voit antaa niihin tarkoitettujen palautekanavien kautta:
www.matkahuolto.fi/palautelomake
Matkahuollon ilmoituskanava
Ilmoituskanavassa voi ilmoittaa Matkahuollon toimintaan liittyvästä väärinkäytösepäilystä.
Muut palautteet
Huomaathan, että tavanomaiset asiakaspalautteet eivät kuulu ilmoituskanavaan, vaan ne annetaan normaalisti palautelomakkeen avulla.
Ohjeet
1. Johdanto
Matkahuollolle on ensiarvoisen tärkeää, että jokainen ilmoittaa havaitsemastaan tai epäilemästään lakien tai eettisten liiketapaperiaatteiden vastaisesta toiminnasta viipymättä. Pyydämme sinua ilmoittamaan tapahtumista, jotka ovat vastoin vastuullista ja eettistä toimintaamme. Tämä auttaa meitä puuttumaan mahdolliseen lain tai eettisten liiketapaperiaatteiden vastaiseen toimintaan ja ehkäisemään vastaavia tapauksia tulevaisuudessa.
Olemme sitoutuneet noudattamaan eettisesti kestäviä toimintatapoja sekä avoimuuden ilmapiiriä ja ylläpitämään organisaatiokulttuuria, jossa jokainen voi kertoa toimintatapaohjeemme vastaista toimintaa koskevista epäilyistään ilman myöhempää uhriksi, syrjinnän kohteeksi tai epäedulliseen asemaan joutumisen riskiä. Kenellekään, joka rehellisesti ja hyvässä uskossa kertoo epäilyistään ja osallistuu mahdollisten toimintatapaohjeiden rikkomusten selvittämiseen, ei aiheudu tästä kielteisiä seuraamuksia.
Ilmoittamisohjeiden tarkoituksena on rohkaista raportoimaan mahdollisesta toimintatapaohjeen vastaisesta toiminnasta. Ilmoituskanava on tärkeä työkalu riskien vähentämiseksi ja luottamuksen ylläpitämiseksi.
Rohkaisemme ilmoittamaan havaitsemistasi epäkohdista omalla nimelläsi ilmoituskanavassa. Tämä helpottaa tutkinnan suorittamista ilmoituksesi perusteella. Voit kuitenkin halutessasi kertoa huolestasi myös nimettömänä. Syrjintää, häirintää, kiusaamista ja tasa-arvoa koskevien asioiden selvittäminen edellyttää käytännössä poikkeuksetta kuitenkin tarkempaa keskustelua ilmoituksen kohteena olevasta asiasta tai sen tutkimisesta, minkä vuoksi näissä asioissa ilmoitukset tulee tehdä ilmoittajan omalla nimellä. Työpaikkaan liittyvissä ongelmissa ja valituksissa ole yhteydessä esimieheesi tai asiasta vastaavaan johtajaan.
2. Milloin ilmoitus tulee tehdä?
Ilmoituskanava voi auttaa meitä tiedostamaan vakavia riskejä, jotka kohdistuvat yksittäisiin henkilöihin, yritykseen, yhteiskuntaan tai ympäristöön.
Sen puitteissa käsitellään tiedot olennaisista ja vakavista väärinkäytöksistä, jotka saattavat johtaa hallinnollisiin seurauksiin (kuten seuraamusmaksu) tai rikosoikeudelliseen vastuuseen yhtiölle taikka väärinkäytöksen tehneelle henkilölle ja liittyvät seuraaviin aiheisiin:
kilpailuoikeuden rikkomukset
julkisiin hankintoihin liittyvät väärinkäytökset
lahjonta ja korruptio, mukaan lukien eturistiriitatilanteista pidättäytymisen laiminlyönnit
yksityisyyden ja henkilötietojen suojaan liittyvät loukkaukset
rahanpesuun ja terrorismin rahoituksen ehkäisyyn liittyvien velvoitteiden rikkomukset
liikenneturvallisuus yhtiön pakettien kuljetuksissa
kuluttajansuojaan liittyvät rikkomukset
ympäristönsuojelu
työturvallisuusmääräyksiin liittyvät rikkomukset
syrjintä, häirintä, kiusaaminen tai tasa-arvo
yhtiön sisäiset väärinkäytökset, kuten omaisuuden varastaminen tai väärän taloudellisen tiedon antaminen harhaanjohtamistarkoituksessa
muut olennaiset yhtiön liiketapaperiaatteiden loukkaukset, jotka saattavat vaikuttaa yhtiön liiketoimintaan, taloudelliseen tulokseen, maineeseen tai sidosryhmien luottamukseen.
Kaikissa muissa kuin olennaisissa edellä mainituissa asioissa esimerkiksi, kun asia koskee tyytymättömyyttä työpaikalla tai johonkin muuhun asiaan liittyvää väärinkäytöstä, ota yhteyttä esimieheesi, koska näitä asioita ei voi tutkia whistleblowing-prosessin yhteydessä.
Raportoijalla ei tarvitse olla vankkoja todisteita väärinkäytöksestä ennen epäilystä ilmoittamista. Ilmoitukset tulee kuitenkin tehdä rehellisesti ja vilpittömässä mielessä ja ilmoituksissa ei saa tietoisesti antaa vääriä tai harhaanjohtavia tietoja. Ilmoittajalla on oltava ilmoittamishetkellä perusteltu syy uskoa rikkomista koskevan tiedon paikkansapitävyyteen. Whistleblowing-ilmoituspalvelun väärinkäyttö on vakava rikkomus ja se johtaa seuraamuksiin.
Huomioithan, että tavanomaista asiakaspalautetta voit antaa siihen tarkoitetun palautelomakkeen kautta. Palautelomakkeen löydät osoitteesta: https://www.matkahuolto.fi/palautelomake.
3. Miten ilmoitus tulee tehdä?
Voit ilmoittaa huolenaiheesta WhistleB-ilmoituskanavassa osoitteessa https://report.whistleb.com/fi/matkahuolto-ext.
Kannustamme kaikkia epäilyksistään ilmoittavia kertomaan henkilöllisyytensä avoimesti. Kaikki saadut ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti. Jos kuitenkin haluat pysyä nimettömänä, voit tehdä nimettömän ilmoituksen. Nimettömän ilmoittamisen mahdollistavaa whistleblowing-kanavaa hallinnoi WhistleB, ulkopuolinen palveluntarjoaja. Kaikki viestit salataan. WhistleB turvaa ilmoituksen lähettäneen henkilön nimettömyyden poistamalla kaikki metatiedot, kuten IP-osoitteet. Ilmoituksen lähettänyt henkilö pysyy nimettömänä myös jatkokeskustelussa ilmoituksen käsittelijöiden kanssa.
4. Tutkimusprosessi
Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti Matkahuollon vakioidun käsittelymenettelyn mukaisesti tähän tehtävään osoitettujen henkilöiden toimesta. Päävastuullisina käsittelijöinä toimivat Matkahuollon lakiasiainjohtaja ja sisäisestä tarkastuksesta vastaava henkilö. Selvityksessä voidaan käyttää tarvittaessa myös muita asiantuntijoita asianmukaisen käsittelyn varmistamiseksi.
Vain käsittelijöillä on pääsy ilmoituksiin ilmoituskanavamme kautta. Jokaista käsittelijää sitoo salassapitovelvoite, jolla taataan käsittelyn luottamuksellisuus. Ilmoituksen kohteelle ei paljasteta ilmoittajan henkilöllisyyttä ilman tämän lupaa. Ilmoituksen käsittelyn aikana käsittelijät voivat pyytää tietoja ja asiantuntemusta muilta henkilöiltä. Tämä tapahtuu myös luottamuksellisesti.
Ilmoittajan henkilöllisyys voidaan paljastaa, mikäli sen ilmaiseminen on tarpeen rikosilmoitusta, esitutkintaa tai tuomioistuinkäsittelyä varten tai yhtiöllä on muutoin siihen velvollisuus lain tai viranomaisen määräyksen perusteella.
Ilmoituksen vastaanottaminen
Kaikkiin ilmoituksiin suhtaudutaan vakavasti. Ilmoituksen saatuaan käsittelijät päättävät tutkimuksen aloittamisesta ilmoituksen perusteella.
Käsittelijät voivat hylätä ilmoituksen, jos on ilmeistä, että:
ilmoitettu asia ei kuulu niiden asioiden joukkoon, mihin ilmoituskanava on tarkoitettu
ilmoitusta ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se on tehty vain vahingoittamistarkoituksessa;
saatavilla ei ole riittävästi tietoa, jotta lisätutkimus olisi mahdollinen, eikä ilmoittaja toimita lisätietoa käsittelijän kysymyksestä tai pyynnöstä huolimatta; tai
ilmoituksessa esitetty asia on jo ratkaistu.
Ilmoituksen tutkinta
Kaikista ilmoituskanavan alaan kuuluvista epäiltyä väärinkäytöstä tai poikkeamaa koskevista ilmoituksista tehdään selvitys näiden ohjeiden mukaisesti. Käsittelijät määrittelevät asianmukaisen tutkimustavan.
Kaikki ilmoitukset käsitellään luottamuksellisesti.
Ilmoituksen tutkimukseen ei osallistu henkilö, jota epäily koskee tai jolla on yhteyksiä siihen.
Käsittelijät esittävät tarvittaessa jatkokysymyksiä nimettömän ilmoituskanavan kautta.
Kukaan käsittelijöistä tai muu tutkimusprosessiin osallistuva henkilö ei pyri tunnistamaan raportoijaa millään tavalla, ellei hän itse halua jättää yhteystietojaan.
Ilmoittajalle toimitetaan ilmoituksen vastaanottoilmoitus seitsemän (7) päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Ilmoittajalle annetaan palaute ilmoitukseen viimeistään kolmen (3) kuukauden kuluttua vastaanottoilmoituksen toimittamisesta.
Nimellä tehty ilmoitus
Ilmoittajan nimi ei tule muiden kuin asiaa käsittelevien henkilöiden tietoon.
Ilmoittajan henkilöllisyys voidaan paljastaa, mikäli sen ilmaiseminen on tarpeen rikosilmoitusta, esitutkintaa tai tuomioistuinkäsittelyä varten tai yhtiöllä on muutoin siihen velvollisuus lain tai viranomaisen määräyksen perusteella.
Henkilötietojen käsittely
Whistleblowing-palvelussa käsitellään ilmoittajan ilmoittamia henkilötietoja muun muassa ilmoituksessa määritetystä henkilöstä, ilmoituksen lähettävästä henkilöstä (jos ilmoitusta ei lähetetä nimettömästi) ja mahdollisista kolmansista osapuolista lain tai eettisten liiketapaperiaatteidemme vastaisien epäiltyjen väärinkäytöksien tutkimiseksi. Tämä käsittely perustuu lainsäädäntöön sekä oikeutettuun etuun.
Palvelun tietosuojaselosteeseen voi tutustua täällä.
Tietojen poistaminen
Kaikki ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita tutkimus- ja täytäntöönpanotarkoituksiin ja yleensä yhden kuukauden (30 päivän) kuluessa tutkimuksen loppuun saattamisesta. Tutkimuksen asiakirjat anonymisoidaan, nimi- ja osoite tiedot poistetaan samoin kuin kaikki muut tiedot, joiden avulla henkilö olisi tunnistettavissa joko suoraan tai välillisesti muiden tietojen kautta.
Henkilötietojen rekisterinpitäjä
Oy Matkahuolto Ab, <Riku Korpela, lakiasiainjohtaja, riku.korpela@matkahuolto.fi>, joka vastaa whistleblowing-palvelussa käsitellyistä henkilötiedoista.
Henkilötietojen käsittelijä
WhistleB Whistleblowing Centre Ab (World Trade Centre, Klarabergsviadukten 70, SE-107 24 Tukholma) vastaa whistleblowing-sovelluksesta, mukaan lukien salattujen tietojen, kuten whistleblowing-ilmoituksien, käsittelystä. WhistleB tai sen alihankkijat eivät pysty purkamaan viestien salausta ja lukemaan ilmoituksia. Täten WhistleB:llä tai sen alihankkijoilla ei ole pääsyä luettavaan sisältöön.
5. Ilmoitusohjeiden lailliset perusteet
Tämä käytäntö perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetus ja EU:n ilmoittajien suojelua koskevaan direktiiviin. Näitä ohjeita tullaan päivittämään tarpeen mukaan, kun ilmoittajien suojelua koskeva kansallinen lainsäädäntö tulee voimaan.
6. Henkilötietojen siirto ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.