Tietosuojaseloste: Ilmoituskanava

KUVAUS ILMOITUSKANAVAAN LIITTYVIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYSTÄ

1 TAUSTAKSI

Oy Matkahuolto Ab on ottanut käyttöönsä ns. whistleblowing-ilmoituskanavapalvelun. Palvelu mahdollistaa ilmoittamisen mahdollisesta lainsäädännön, taloudellisten väärinkäytösten tai Matkahuollon eettisten liiketapaperiaatteiden vastaisesta menettelystä.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Matkahuolto käsittelee ilmoituksiin sisältyviä henkilötietoja, ja luodaan viitekehys sille, millä edellytyksillä ja missä laajuudessa kulloinkin tietojen käsittelyyn osallistuva Matkahuollon henkilökunta ja mahdolliset ulkopuoliset tahot käsittelevät (i) ilmoitusten jättäneiden henkilöiden ja (ii) ilmoituksessa mainittujen henkilöiden (jäljempänä yhdessä ”rekisteröidyt”) henkilötietoja siten, että laissa asetetut edellytykset re-kisteröityjen henkilötietojen suojalle sekä yksityisyyden suojalle täyttyvät ja ettei rekisteröidyn oikeuksia loukata. Rekisteröidyt voivat olla esimerkiksi Matkahuollon työntekijöitä ja yhteis-työkumppanien edustajia. Palvelu mahdollistaa myös anonyymin ilmoittamisen.

2 REKISTERINPITÄJÄ JA REKISTERIASIOIDEN YHTEYSTIEDOT

Rekisterinpitäjä
Oy Matkahuolto Ab
y-tunnus: 0111393-9
Kaivokatu 10 A, PL 100, 00101 Helsinki
Puhelin: 020 710 5000
tietosuoja@matkahuolto.fi

3 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA PERUSTE

Henkilötietoja käsitellään lainsäädännön, taloudellisten väärinkäytösten ja Matkahuollon eettisten liiketapaperiaatteiden vastaisen menettelyn havaitsemiseksi, selvittämiseksi ja estämiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvoitteeseen perustaa il-moituskanava väärinkäytöksistä ilmoittamiseen sekä rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun saa-da tietoa yhtiöön ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäytöksistä niihin puuttumiseksi ja rekiste-rinpitäjän työntekijöiden ja yhteistyökumppanien eettisen ja lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi.

Siltä osin kuin ilmoituskanavassa on tarpeen käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja ilmoitetun väärinkäytöksen tai rikkomuksen selvittämiseksi, kuten henkilön etniseen alkuperään, poliittiseen mielipiteeseen tai terveyteen liittyviä tietoja, on tietojen käsittely tarpeen tärkeää yleistä etua koskevasta syystä unionin oikeuden tai jäsenvaltion ilmoituskanavia koskevan lainsäädännön nojalla.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa rekisterinpitäjän ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuoja-lainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

4 KUVAUS REKISTERINPITÄJÄN OIKEUTETUSTA EDUSTA

Matkahuollolla on oikeutettu etu saada tietoa yhtiöön ja sen toimintaan liittyvistä väärinkäy-töksistä niihin puuttumiseksi ja Matkahuollon työntekijöiden ja yhteistyökumppanien eettisen ja lainmukaisen toiminnan varmistamiseksi.

Ilmoituskanava on lainsäädännön tunnistama tapa valvoa Matkahuollon toimintatapojen lain-mukaisuutta sekä eettisten liiketapaperiaatteiden toteutumista. Ilmoituskanavan kautta on mahdollista saada tietoa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja rikkomuksista sekä reagoida niihin ajoissa, sekä korjata mahdolliset puutteet Matkahuollon toiminnassa vastaavien tapauk-sien välttämiseksi tulevaisuudessa. Ilmoituskanavan olemassaolo tukee avointa ja läpinäky-vää yrityskulttuuria mahdollistamalla työntekijöille kanavan tuoda esiin epäkohtia ja perusteltu-ja epäilyksiä.

5 KERÄTTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Matkahuolto pyrkii keräämään vain välttämättömiä henkilötietoja tapauksen tutkimista varten. Näitä voivat olla:

• perustiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite ja organisatorinen asema tai titteli;

• ilmoituksen tiedot, joita ovat kaikki ilmoittajan antamat tiedot, esimerkiksi väitetyn väärin-tekijän henkilöllisyys, väitetyn väärinkäytöksen todistajien tai muutoin tapaukseen liitty-vien kolmansien osapuolten henkilöllisyys, väitetyn väärinkäytöksen kuvaus ja peruste sekä kaikki muut asiaan kuuluvat tiedot; ja

• tutkimustiedot, joita ovat kaikki väitetyn väärinkäytöksen tutkimuksissa tarvittavat tiedot, kuten työsuhteeseen liittyvät tiedot, auditointi- ja taloustiedot, kolmannen osapuolen ra-porteista ja arvioinneista ilmenevät tiedot sekä käytös- ja kirjautumistiedot.

Ilmoittaja käyttää päätösvaltaa siitä, millaisia henkilötietoja hän sisällyttää ilmoitukseensa ja raportointilomakkeen vapaiden tekstikenttien vuoksi ilmoittaja voi paljastaa myös muita kuin edellä mainittuja henkilötietoja, mukaan lukien erityisiin henkilötietotietoryhmiin kuuluvia tietoja. Sellaiset ilmoituksen sisältämät henkilötiedot, joilla ei selvästi ole merkitystä tapauksen tutkimisen kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

6 SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Matkahuolto kerää ilmoittajan antamia henkilötietoja ilmoituskanava-palvelun tai muiden kanavien kautta. Lisäksi tutkimusten aikana henkilötietoja kerätään tarvittaessa Matkahuollon sisäisistä järjestelmistä ja kolmansilta osapuolilta.

7 HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEVÄT HENKILÖT JA TIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Henkilötietoihin pääsevät ja niitä käsittelevät ne Matkahuollon työntekijät, jotka toteuttavat tutkimukset ja valvovat niitä. Henkilötietoja voidaan siirtää Matkahuollon käyttämille palvelu-kumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimek-siannon puitteissa. Matkahuollon käyttämän ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja on WhistleB Whistleblowing Centre AB.

Pääsy henkilötietoihin on vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja edellä mainittuihin tarkoituksiin. Ilmoittajan henkilöllisyyttä, silloin kun se on tiedossa, ei luovuteta henkilöille, joihin väitteet kohdistuvat. Ilmoittajan henkilöllisyys voidaan luovuttaa vain, jos ilmoittaja antaa siihen luvan, jos sitä vaaditaan rikosoikeudellisissa menettelyissä tai jos ilmoittaja tekee väärän ilmoituksen tarkoituksenaan aiheuttaa haittaa.

Henkilötiedot luovutetaan kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa tai Matkahuollon oikeutetun edun sitä vaatiessa esimerkiksi rikosilmoitusta, esitutkintaa tai tuomioistuinkäsittelyä varten.

Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Henkilötiedot poistetaan seuraavan käytännön mukaisesti, mikäli Matkahuoltoa koskevan pa-kottavan lainsäädännön perusteella säilytysaika ei ole pidempi:

1. viimeistään 60 päivää ilmoituksen sulkemisen jälkeen, mikäli ilmoitus ei johda tutkintaan;

2. viimeistään kaksi vuotta tutkinnan perusteella määrättyjen seuraamusten täytäntöönpanon jälkeen; tai

3. viimeistään kaksi vuotta tutkinnan perusteella määrättyjen seuraamusten täytäntöönpanon jälkeen; tai

4. enintään viisi (5) vuotta tai ilmoittajien suojelusta annetun kansallisen lainsäädännön mu-kaisen kanneajan, kumpi edellä mainituista on lyhyempi, mikäli Matkahuollolla on perustel-tuja syitä olettaa, että lainsäädännön mukaiseen vastatoimien kieltoon liittyvä käännetty todistustaakka edellyttää kyseisessä tilanteessa tietojen säilyttämisen kauemmin kuin edellä kohdissa 2-3 mainitut poistoajat. Tällaisia perusteltuja syitä voivat olla esimerkiksi (i) ilmoittajan ilmoitus tai varautumistoimenpiteet siihen, että ilmoittaja tulee vetoamaan yh-tiön käännettyyn todistustaakkaan tulevaisuudessa, (ii) (ilmoituksesta riippumattomat) konkreettiset suunnitelmat, joilla saattaisi olla vaikutusta ilmoittajan työhön, työsuhtee-seen tai asemaan, taikka (iii) tilanteet, joissa ilmoittaja on yhtiön työntekijä ja ilmoittajalle on annettu aiempia kirjallisia tai suullisia varoituksia asioissa, joiden toistuminen ja mah-dolliset työoikeudelliset seuraukset tämän perusteella on edelleen mahdollista ilmoittajan nykyisissä työtehtävissä.

Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säily-tysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan.

Mikäli kyse on ilmoituksesta, mitä ei ole tehty ilmoituskanava-palvelun tarkoituksen mukaisesti hyvässä uskossa ja ilman vahingoittamis- tai kiusaamistarkoitusta, voidaan henkilötietoja käsitellä ajan, minkä asian selvittäminen ja mahdollisten seuraamusten määrääminen edellyt-tää sekä näihin liittyvän lakisääteisen kanneajan.

9 HENKILÖTIETOJEN SUOJAUS

Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Ilmoituskanavan järjestelmätoimittaja WhistleB Whist-leblowing Centre AB käsittelee salattuja henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Whist-leB ei tallenna IP-osoitteita tai muita tietoja, joilla voisi tunnistaa ilmoituksen lähettäjän. Kaikki ilmoitukset ovat salattuja ja vain nimetyt henkilöt voivat purkaa salauksen. Pääsyä ilmoituksiin on rajoitettu ja ilmoitusten käsittelijöillä on salassapitovelvollisuus.

Ilmoitusten sisältämiin henkilötietoihin pääsevät ja niitä käsittelevät ne Matkahuollon työntekijät, jotka toteuttavat tutkimukset tai valvovat niitä. Pääsy on vain henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja edellä mainittuihin tarkoituksiin. Ilmoitusten käsittelijät ovat toimessaan salassapitovelvollisia kaikkien asianmukaisesti ja vilpittömässä mielessä tehtyjen ilmoitusten osalta. Ilmoituksia käsitteleville henkilöille on annettu kirjallinen ohjeistus, jota he ovat toimessaan velvollisia noudattamaan. Lisäksi ilmoituksia käsittelevät henkilöt on koulutettu tehtäväänsä.

10 REKISTERÖIDYN OIKEUDET

10.1 Tarkastusoikeus

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Matkahuolto rekisterinpitäjänä käsittelee. Tarkastusoikeuden avulla toteute-taan henkilötietojen käsittelyn avoimuutta, ja oikeutta käyttämällä rekisteröity voi varmistua siitä, että rekisterissä olevat tiedot ovat oikeita ja ajantasaisia. Tarkastusoikeuden nojalla rekisteröidyllä on oikeus nähdä Matkahuollon hänestä käsittelemät tiedot, sekä saada niistä pyynnöstä jäljennökset. Oikeus nähdä Matkahuollon käsittelemät tiedot ei kuitenkaan saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Tietojen tarkastamista koskeva pyyntö tulee osoittaa tämän dokumentin kohdassa 2 mainitul-le rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Saatuaan tarkastusoikeutta koskevan pyynnön, Matkahuolto toimittaa tietosuoja-asetuksen 12 artiklaan perustuen rekisteröidylle ilman aiheetonta viivästystä tai viimeistään kuukauden kulut-tua pyynnön vastaanottamisesta tiedot toimenpiteistä, joihin tarkastusoikeuden nojalla tehdyn pyynnön johdosta on ryhdytty. Matkahuolto voi tarvittaessa jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Matkahuolto ilmoittaa rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, sekä viivästymisen syyt.

Matkahuolto toimittaa rekisteröidyn pyytämät tiedot kirjallisesti tai tapauksen mukaan sähköisessä muodossa. Jos rekisteröity sitä pyytää, tiedot voidaan antaa myös suullisesti edellyttäen, että rekisteröidyn henkilöllisyys on vahvistettu. Jos rekisteröity esittää pyynnön sähköisesti, Matkahuolto toimittaa tiedot mahdollisuuksien mukaan sähköisesti, paitsi jos rekisteröity toisin pyytää. Jos Matkahuolto rekisteröidyn pyynnön toteuttaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin, eikä Matkahuolto siten voi pyydetysti toteuttaa rekisteröidyn pyyntöä, Matkahuolto toimittaa rekisteröidylle kirjallisesti perustelun siitä, miltä osin tämän pyyntöä ei voida toteuttaa.

10.2 Oikeus oikaista virheelliset tiedot

Tietosuoja-asetuksen 16 artiklaan perustuen rekisteröidyllä on oikeus vaatia tiedon oikaisua, jos hän on tietoja tarkastaessaan tai muutoin on havainnut niissä olevan virheitä.

Tietojen oikaisemista koskeva pyyntö tulee osoittaa tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Saatuaan tietojen oikaisemista koskevan pyynnön, Matkahuolto toimittaa tietosuoja-asetuksen 12 artiklaan perustuen rekisteröidylle ilman aiheetonta viivästystä tai viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta tiedot toimenpiteistä, joihin pyynnön johdosta on ryhdytty. Matkahuolto voi tarvittaessa jatkaa määräaikaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Matkahuolto ilmoittaa rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, sekä viivästymisen syyt.

10.3 Oikeus saada tietonsa poistetuksi

Tietosuoja-asetuksen 17 artiklaan perustuen rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vaatia Matkahuoltoa poistamaan Matkahuollon käsittelemät henkilötiedot, ja Matkahuollolla on vel-vollisuus poistaa nämä tiedot, mikäli niiden käsittelylle ei enää ole laillista perustetta. Tietojen poistamista koskevaa rekisteröidyn oikeutta ei sovelleta sellaisten tietojen osalta, joiden kä-sittely on tarpeen lakisääteisen vaatimuksen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laati-miseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Joihinkin Matkahuollon käsittelemiin henkilötietoi-hin liittyy Matkahuoltoa velvoittavaan lakiin perustuva tietojen säilytysvelvollisuus, eikä Mat-kahuolto siten voi tällaisia tietoja poistaa ennen lakisääteisen säilytysajan lakkaamista.

Tietojen poistamista koskeva pyyntö tulee osoittaa tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Saatuaan tietojen poistamista koskevan pyynnön, Matkahuolto toimittaa tietosuoja-asetuksen 12 artiklaan perustuen rekisteröidyn ilman aihee-tonta viivästystä tai viimeistään kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta tiedot toi-menpiteistä, joihin pyynnön johdosta on ryhdytty. Matkahuolto voi tarvittaessa jatkaa määrä-aikaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Matkahuolto ilmoittaa rekisteröidylle tällaisesta mahdollisesta jatkamisesta yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta, sekä viivästymisen syyt.

Jos Matkahuolto ei perustellusta syystä voi toteuttaa rekisteröidyn pyyntöä, Matkahuolto toi-mittaa rekisteröidylle kirjallisesti perustelun siitä, miksi tämän pyyntöä ei voida toteuttaa.

10.4 Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä voi olla tietyissä, tietosuoja-asetuksen 18 artiklassa määritellyissä lakisäätei-sissä tapauksissa olla oikeus vaatia Matkahuoltoa rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä.

Rekisteröidyllä voi lisäksi olla oikeus tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojensa käsitte-lyä, milloin henkilötietojen käsittely perustuu Matkahuollon tai kolmannen oikeutettuun etuun, ja Matkahuollolla on velvollisuus noudattaa rekisteröidyn vaatimusta, ellei käsillä ole voi tärkeää ja perusteltua syytä, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Käyttääkseen yllä esitettyjä oikeuksiaan rekisteröidyn on otettava yhteyttä tämän dokumentin kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Matkahuollon henkilötie-tojen käsittelystä. Valitus tehdään Suomessa tietosuojavaltuutetulle tietosuojavaltuutetun oh-jeistuksen mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivuille pääset täältä.