Dataskyddsbeskrivning: Samarbetspartner

BESKRIVNING AV BEHANDLINGEN AV SAMARBETSPARTNERS PERSONUPP-GIFTER

1 BAKGRUND

I det här dokumentet beskrivs det hur Oy Matkahuolto Ab (nedan ”Matkahuolto”) behandlar personuppgifter som gäller representanter för Matkahuoltos samarbetspartner samt skapas en referensram för under vilka förutsättningar och i vilken omfattning Matkahuoltos personal och de aktörer som deltar i behandlingen av uppgifter får behandla personuppgifter som gäl-ler representanter för Matkahuoltos samarbetspartner på ett sådant sätt att de i lagen fast-ställda förutsättningarna för skyddet av de registrerades, dvs. representanternas, person-uppgifter och integritetsskyddet uppfylls och den registrerades rättigheter inte kränks.

Det som presenteras i detta dokument kan även i tillämpliga delar tillämpas på behandling av personuppgifter som gäller potentiella samarbetspartners representanter, om inget annat har konstaterats separat nedan.

Matkahuolto strävar efter att iaktta så stor aktsamhet som möjligt i samband med behand-lingen av personuppgifter. Aktsamheten i behandlingen framgår av de tekniska och organisa-toriska arrangemang som används: åtkomsten till personuppgifter har begränsats baserat på behov till endast personer vilka på grund av sina arbetsuppgifter måste få åtkomst till de uppgifter som behandlas. I samband med överföring av uppgifter ombesörjs genom avtal om behandling av personuppgifter att förutsättningarna för ett tillräckligt skydd av person-uppgifter uppfylls samt att de registrerades rättigheter tillgodoses.

2 PERSONUPPGIFTSANSVARIG OCH KONTAKTUPPGIFTER I REGISTERÄRENDEN

Personuppgiftsansvarig
Oy Matkahuolto Ab
FO-nummer: 0111393-9
Brunnsgatan 10 A, PB 100, 00101 Helsingfors
Telefon: 020 710 5000
tietosuoja@matkahuolto.fi

3 UTGÅNGSPUNKTER FÖR BEHANDLING AV SAMARBETSPARTNERS PERSONUPPGIFTER

På all behandling av personuppgifter om representanter för samarbetspartner tillämpas be-stämmelserna i EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679, nedan ”dataskyddsförord-ningen”), vilken gäller som allmän lag. Tillämpliga bestämmelser ingår även i lagen om tjäns-ter inom elektronisk kommunikation (917/2014).

I enlighet med principen om uppgiftsminimering i dataskyddsförordningen behandlar Matkahuolto personuppgifter om representanter för Matkahuoltos samarbetspartner endast i den omfattning det är nödvändigt med tanke på behandlingens ändamål. I den tillämpliga lagstiftningen fastställs förutsättningar för när uppgifter om representanter för samarbets-partner kan eller ska behandlas I det här dokumentet beskrivs behandling av personuppgifter om representanter för följande av Matkahuoltos samarbetspartner:

• Trafikbolag: Matkahuolto tillhandahåller olika tjänster för trafikbolag, t.ex. säljer trafikbolagens bussbiljetter, upprätthåller biljett- och betalningssystem samt administrerar rättigheter att bedriva frakttrafik.

• Ombud: Ombuden är självständiga företag eller verksamhetsställen som drivs av en samarbetspartner inom en kedja, vilka tillhandahåller paket- och/eller resetjänster för Matkahuoltos räkning.

• Serviceställen: Serviceställena är självständiga företag eller verksamhetsställen som drivs av en samarbetspartner inom en kedja, vilka tillhandahåller pakettjänster för Matkahuoltos räkning.

• Kedjepartner: Kedjepartner eller deras enskilda verksamhetsställen kan fungera som ombud, serviceställen eller laddningsställen för resekort.

• Övriga samarbetspartner: Till Matkahuoltos övriga samarbetspartner hör många olika tjänste- och varuleverantörer, såsom underleverantörer inom transport, tillhan-dahållare av systemtjänster, tillhandahållare av städ-, underhålls- och säkerhetstjäns-ter, producenter av företagshälsovårdstjänster, producenter av juridiska tjänster samt partner inom ekonomi och marknadsföring. Även andra avtalspartner, t.ex. hy-resvärdar och hyresgäster, betraktas som övriga samarbetspartner.

Det ska alltid finnas en på dataskyddsförordningen baserad laglig grund för behandlingen av personuppgifter. Behandlingen av personuppgifter om representanter för samarbetspartner är huvudsakligen baserad på följande

• Matkahuoltos eller en tredje parts (såsom nuvarande eller framtida affärspartner, leverantörer och kunder) berättigade
  intresse. Exempel på berättigade intressen är framför allt följande:

1. verkställande av rättigheter och skyldigheter enligt ett avtal mellan Matkahuolto och en samarbetspartner, dvs. företaget som samarbetspartnerns representant representerar, eller genomförande av åtgärder som föregår ingåendet av avta-let,

2. utveckling av Matkahuoltos affärsverksamhet och tryggande av verksamhetens kontinuitet,

3. säkerställande av lokalsäkerheten, informationssäkerheten och säkerheten hos datanäten, förebyggande och utredning av olika typer av missbruk samt säker-ställande av Matkahuoltos rättsskydd och

4. ombesörjande av Matkahuoltos säkerhet och den personliga säkerheten för personer som arbetar i Matkahuoltos lokaler samt skyddet av egendomen.

• Lagstiftning som förpliktar Matkahuolto

Behandlingen av personuppgifter ska grundar sig på åtminstone en av de ovan nämnda lag-liga grunderna för behandling under hela behandlingen, ända från insamlingen av uppgifter till raderingen eller anonymiseringen av uppgifter.

4 KATEGORIER AV SAMARBETSPARTNERS PERSONUPPGIFTER SOM MATKAHUOLTO BEHANDLAR OCH ÄNDAMÅL MED BEHANDLINGEN

Matkahuolto behandlar följande personuppgifter som är absolut nödvändiga med tanke på samarbetsförhållandet mellan samarbetspartnern och Matkahuolto, vilka har anknytning till upprätthållande av samarbetsförhållandet samt ombesörjande av parternas rättigheter och skyldigheter. Dessutom behandlar Matkahuolto personuppgifter om representanter för poten-tiella samarbetspartner i syfte att tillhandahålla tjänster för de företag representanterna repre-senterar. De behandlade personuppgifterna kan grupperas på följande sätt:

Grundläggande uppgifter såsom

• förnamn och efternamn

• titel

• arbetsgivarens uppgifter

• FO-nummer

• telefonnummer

• e-postadress

Uppgifter med anknytning till samarbetsförhållandet och skötseln av uppgifterna, såsom

• uppgifter om anmälan och deltagande i Matkahuoltos utbildningar och övriga evenemang

• svar som getts i Matkahuoltos enkäte

• övriga uppgifter med anknytning till kontakt

Uppgifter som insamlats med hjälp av teknisk övervakning, såsom

• loggdata om användningen av Matkahuoltos system

• uppgifter som gäller kameraövervakning och inspelningar från kameraövervakning

Dessutom kan Matkahuolto behandla ändringsuppgifter om alla av de ovan nämnda uppgiftstyperna.

5 REGELMÄSSIGA UPPGIFTSKÄLLOR

Personuppgifter om representanter för Matkahuoltos samarbetspartner insamlas i första hand från samarbetspartnerns representant och/eller den samarbetspartner som representanten representerar. Dessutom insamlas personuppgifter till exempel från system där uppgifter som behandlas i registret lagras samt från andra godkända källor såsom myndigheter eller offentliga källor inom de gränser som den tillämpliga lagstiftningen tillåter.

6 ÖVERFÖRING OCH UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER

Matkahuolto kan överföra personuppgifter om representanter för samarbetspartner till tredje parter för att verkställa de behandlingssyften som specificeras i detta dokument på det sätt som preciseras nedan. Vid överföring av personuppgifter till en aktör som behandlar personuppgifter för Matkahuoltos räkning (dvs. ett personuppgiftsbiträde) har Matkahuolto bland annat genom avtalsarrangemang säkerställt att personuppgifterna endast behandlas i enlighet med de skriftliga anvisningar som Matkahuolto har utfärdat och endast för de behandlingsändamål som definieras i detta dokument, och på ett sådant sätt att åtkomsten till personuppgifterna har begränsats enbart till sådana personer som på grund av sina arbetsuppgifter behöver få åtkomst till personuppgifterna.

• Personuppgiftsbiträden: Matkahuolto kan överföra personuppgifter till personuppgiftsbiträden för att verkställa sådana tjänster eller uppgifter som Matkahuolto har anvisat dem. Personuppgiftsbiträdenas uppgifter har till exempel att göra med organisering av säkerhetstjänster för fastigheter, tillhandahållande och underhåll av datasystem och program samt tillhandahållande av andra informationsbehandlingstjänster.

Matkahuolto utlämnar personuppgifter till exempel till myndigheter inom de gränser som den gällande lagstiftningen tillåter och förpliktar till. Personuppgifter om en samarbetspartners representant utlämnas också till den samarbetspartner som representanten representerar.

Uppgifter överförs inte till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

7 PERSONUPPGIFTERNAS LAGRINGSTID

Matkahuolto eller ett sådant personuppgiftsbiträde till vilket Matkahuolto har överfört uppgifter inom behandling av personuppgifter lagrar personuppgifter om samarbetspartners representanter i enlighet med den tillämpliga lagstiftningen endast så länge som det är nödvändigt att lagra uppgifterna för att verkställa ändamålet med behandlingen av personuppgifter. När Matkahuolto inte längre behöver personuppgifterna för de ändamål som definierats för behandlingen i detta dokument, raderas uppgifterna från Matkahuoltos och personuppgiftsbiträdets datasystem och andra filer eller anonymiseras på ett oåterkalleligt sätt.

Vi fastställer lagringstiderna för personuppgifter på följande grunder:

• Lagring av personuppgifter om en samarbetspartners representant är ofta nödvändigt åtminstone under giltighetstiden för avtalsförhållandet mellan Matkahuolto och samarbetspartnern. En samarbetspartner kan dock när som helst meddela Matkahuolto om att representanten har bytts ut eller inte längre är kvar. Då är uppgifterna inte längre nödvändiga och raderas.

• Matkahuolto följer de lagstadgade lagringsskyldigheterna beträffande personuppgifter. Till exempel bokföringslagen (1336/1997) förutsätter att Matkahuolto bevarar bokföringsmaterial som innehåller personuppgifter i tio år efter utgången av den räkenskapsperiod då inkomster från biljetter eller paket har betalats till samarbetspartnern eller Matkahuolto har betalat fakturor för tjänster tillhandahållna av samarbetspartnern.

• I fråga om sådana personuppgifter om samarbetspartners representanter som inte omfattas av de ovan nämnda lagringstiderna bedömer Matkahuolto årligen lagringens nödvändighet som en del av sina interna revisionsförfaranden.

8 SKYDD AV PERSONUPPGIFTER

Matkahuolto säkerställer informationssäkerheten för personuppgifter om samarbetspartners representanter och skyddet av dessa personuppgifter mot yttre dataintrång genom lösenord och andra tekniska skyddsmetoder. Databaserna och säkerhetskopiorna av dem finns i låsta utrymmen. Användarrättigheterna har begränsats till personer som behöver ha åtkomst till uppgifterna i registret för att fullgöra ändamålet med behandlingen av registeruppgifterna eller för att i övrigt sköta sina arbetsuppgifter.

9 DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

9.1 Rätt till tillgång

Den registrerade, dvs. en representant för Matkahuoltos samarbetspartner, har enligt artikel 15 i dataskyddsförordningen rätt att granska vilka uppgifter om den registrerade som Matkahuolto behandlar i egenskap av personuppgiftsansvarig. Rätten till tillgång möjliggör öppenhet i behandlingen av personuppgifter och genom att utöva denna rätt kan samarbetspartnerns representant försäkra sig om att uppgifterna i registret är riktiga och uppdaterade. Med stöd av rätten till tillgång har samarbetspartnerns representant rätt att se de uppgifter Matkahuolto behandlar om representanten samt på begäran få en kopia av uppgifterna.

Begäran om tillgång till uppgifter ska riktas till den person som ansvarar för registerärenden och nämns i punkt 2 av detta dokument.

Efter att ha fått en begäran som gäller rätt till tillgång ska Matkahuolto med stöd av artikel 12 i dataskyddsförordningen utan dröjsmål eller senast en månad efter mottagandet av begäran tillhandahålla samarbetspartnerns representant information om de åtgärder som har vidtagits med anledning av begäran som gjorts med stöd av rätten till tillgång. Matkahuolto kan vid behov förlänga tidsfristen med högst två månader med beaktande av komplexiteten hos och antalet begäran som tagits emot. Matkahuolto underrättar samarbetspartnerns representant om en sådan eventuell förlängning och om orsakerna till fördröjningen inom en månad efter att begäran tagits emot.

Matkahuolto tillhandahåller skriftligt de uppgifter samarbetspartnerns representant har begärt eller från fall till fall i elektronisk form. Om samarbetspartnerns representant begär det kan uppgifterna även tillhandahållas muntligt, förutsatt att samarbetspartnerns representant har bestyrkt sin identitet. Om samarbetspartnerns representant framför sin begäran elektroniskt, tillhandahåller Matkahuolto i mån av möjlighet uppgifterna elektroniskt, förutom om samarbetspartnerns representant begär något annat.

9.2 Rätt att få felaktiga uppgifter rättade

Med stöd av artikel 16 i dataskyddsförordningen har samarbetspartnerns representant rätt att kräva att uppgifter rättas, om representanten vid granskning av uppgifter eller annars har upptäckt fel i uppgifterna.

Begäran om rättelse av uppgifter ska riktas till den person som ansvarar för registerärenden och nämns i punkt 2 av detta dokument. Efter att ha fått en begäran som gäller rättelse av uppgifter ska Matkahuolto med stöd av artikel 12 i dataskyddsförordningen utan dröjsmål eller senast en månad efter mottagandet av begäran tillhandahålla samarbetspartnerns representant information om de åtgärder som har vidtagits med anledning av begäran. Matkahuolto kan vid behov förlänga tidsfristen med högst två månader med beaktande av komplexiteten hos och antalet begäran som tagits emot. Matkahuolto underrättar samarbetspartnerns representant om en sådan eventuell förlängning och om orsakerna till fördröjningen inom en månad efter att begäran tagits emot.

9.3 Rätt att få sina uppgifter raderade

Med stöd av artikel 17 i dataskyddsförordningen har samarbetspartnerns representant när som helst rätt att kräva att Matkahuolto raderar personuppgifter som Matkahuolto behandlar. Matkahuolto är skyldigt att radera dessa uppgifter om det inte längre finns någon laglig grund för behandlingen av uppgifterna. Rätten för samarbetspartnerns representant att få uppgifter raderade tillämpas inte på sådana uppgifter vars behandling är nödvändig för att uppfylla ett lagstadgat krav eller upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande. Vissa personuppgifter som Matkahuolto behandlar är förknippade med en skyldighet att lagra uppgifter enligt lagstiftning som förpliktar Matkahuolto. Matkahuolto kan således inte radera dessa uppgifter innan den lagstadgade lagringstiden löper ut.

Begäran om radering av uppgifter ska riktas till den person som ansvarar för registerärenden och nämns i punkt 2 av detta dokument. Efter att ha fått en begäran som gäller radering av uppgifter ska Matkahuolto med stöd av artikel 12 i dataskyddsförordningen utan dröjsmål eller senast en månad efter mottagandet av begäran tillhandahålla samarbetspartnerns representant information om de åtgärder som har vidtagits med anledning av begäran. Matkahuolto kan vid behov förlänga tidsfristen med högst två månader med beaktande av komplexiteten hos och antalet begäran som tagits emot. Matkahuolto underrättar samarbetspartnerns representant om en sådan eventuell förlängning och om orsakerna till fördröjningen inom en månad efter att begäran tagits emot.

Om Matkahuolto av en motiverad orsak inte kan tillmötesgå en begäran som tagits emot av en samarbetspartners representant, skickar Matkahuolto en skriftlig motivering till representanten som beskriver varför begäran inte kan tillmötesgås.

9.4 Den registrerades övriga rättigheter

Samarbetspartnerns representant kan i vissa fall som definieras i artikel 18 i dataskyddsförordningen ha rätt att kräva att Matkahuolto begränsar behandlingen av representantens personuppgifter.

Samarbetspartnerns representant kan dessutom ha rätt att under vissa omständigheter motsätta sig behandlingen av personuppgifter i situationer där behandlingen av personuppgifter grundar sig på ett av Matkahuoltos eller en tredje parts berättigade intressen, och Matkahuolto är skyldigt att iaktta representantens krav om det inte föreligger en synnerligen viktig och motiverad orsak som åsidosätter representantens intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att upprätta, framställa eller försvara ett rättsyrkande.

För att utöva sina ovan nämnda rättigheter ska samarbetspartnerns representant kontakta den kontaktperson som nämns i punkt 2 i detta dokument.

Dessutom har samarbetspartnerns representant rätt att framföra klagomål till tillsynsmyndigheten om Matkahuoltos behandling av personuppgifter. I Finland framförs klagomål till dataombudsmannen i enlighet med dataombudsmannens anvisningar. Du hittar dataombudsmannens webbplats här.